Wer darf im Namen eines Unternehmens Rechnungen signieren?

Wer darf im Namen eines Unternehmens Rechnungen signieren?
DSGVO Art 28
Jede berechtigte Person darf, wenn sie vom Unternehmen beauftragt wurden, in dessen Namen Rechnungen signieren.

Für das Recht, Rechnungen zu signieren benötigt eine Person nur den Auftrag des Unternehmens. Besondere Formvorschriften sind damit nicht verbunden. Es genügt auch ein mündlicher Auftrag.

Grundsätzlich sind dafür Personen aus der Buchhaltung, aus der IT-Abteilung oder der Geschäftsführung geeignet. Aufgrund unternehmensinterner Organisationen können es aber auch andere Personen sein.

Wird ein externes Unternehmen mit der Erstellung signierter elektronischer Rechnungen beauftragt (als IT-Auftragsverarbeiter) empfiehlt ARGE DATEN die schriftliche Vereinbarung zu Auftragsverarbeitung gemäß Art 28 Abs 3 DSGVO.

ARGE DATEN stellt ihren Mitgliedern ein kostenloses Muster zur Verfügung. Als Gegenstand empfiehlt sich eine Formulierung wie: "Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich alle elektronischen Rechnungen des Verantwortlichen mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur zu versehen und sicherzustellen, dass die Policy des Zertifizierungsdienstanbieters vollständig eingehalten wird. Alle Signaturvorgänge werden protokolliert und der Verantwortliche hat die Möglichkeit diese Aufzeichnungen zu prüfen. Darüber hinaus werden folgende Kontrollen vereinbart ....".

Information an Rechnungsempfänger empfohlen

Ist der Rechnungsleger nicht mit jener Stelle ident, die auch die digitale Unterschrift leistet, dann empfiehlt ARGE DATEN auf den Rechnungen einen entsprechenden Hinweis anzubringen. Dieser Hinweis ist rechtlich nicht vorgeschrieben und daher auch keinen Formvorschriften unterworfen. Er erleichtert jedoch dem Empfänger die Signaturprüfung.

Eine geeignete Formulierung wäre: "Diese Rechnung wurde mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur von GLOBALTRUST versehen und berechtigt daher zum Vorsteuerabzug. Die Signatur wurde in unserem Auftrag vom Auftragsverarbeiter ..... angebracht. Bei Fragen zur Signatur wenden Sie sich bitte an ..., bei Fragen zum Inhalt der Rechnung an unsere Buchhaltung."

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