Dürfen Mitarbeiter auf Rechnungen genannt werden?

Dürfen Mitarbeiter auf Rechnungen genannt werden?
DSGVO Art 6, 82, 83
Abdrucken des Vor- und Nachnamen eines Mitarbeiters auf Rechnungen ist Datenverarbeitung gemäß DSGVO - datenschutzrechtliche Rechtmäßigkeitsprüfung ist gemäß Art 6 DSGVO durchzuführen - Datenverarbeitung wird im Regelfall nur mit Zustimmung des Mitarbeiters zulässig sein

Für den Kunden spielt es im Regelfall keine Rolle, wer die Rechnung für seine Produkte ausstellt. In Handelsgeschäften ist es üblich auf der Rechnung den Vornamen des Mitarbeiters auszudrucken. Noch weitergehender sollten Kunden einer Apotheke über die Identität der Apotheken-Mitarbeiter informiert werden. Mit dem Argument der Kundenfreundlichkeit rechtfertigte ein Arbeitgeber Vor- und Nachnamen seines Angestellten auf der Rechnung. Der Mitarbeiter weigerte sich mit dem Argument, dass er ein Interesse am Schutz bei der Verarbeitung seiner Daten habe und nicht auf der Rechnung mit Vor- und Nachname genannt werden möchte. Schließlich wandte er sich mit der Bitte um Unterstützung an die ARGE DATEN.

Nach der Systematik der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich verboten, es sei denn es liegt eine der folgenden Ausnahmen vor (Art 6 DSGVO). Der Nachname ist jedenfalls ein personenbezogenes Datum. Die Verarbeitung des Nachnamens (Drucken auf der Rechnung) kann rechtmäßig sein, wenn
- eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht,
- berechtigte Interessen des Arbeitgebers oder eines Dritten vorliegen,
- lebenswichtige Interessen des Mitarbeiters oder eines Dritten vorliegen,
- die Einwilligung des Mitarbeiters vorliegt,
- es zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist,
- lebenswichtige Interessen des Mitarbeiters oder eines Dritten vorliegen,
- dies im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt durchgeführt wird

Eine gesetzliche Verpflichtung, den Vor- und Nachnamen eines Mitarbeiters auf die Rechnung zu drucken, ist nicht gegeben.

Ebenso wenig ist ein überwiegendes Interesse des Arbeitgebers erkennbar. Vor- und Nachname auf den Kassazettel abzudrucken. Das Argument der Kundenfreundlichkeit reicht für diesen Grundrechtseingriff nicht aus.

Auch sprechen hier keine Gründe für das Vorliegen eines lebenswichtigen Interesses des Mitarbeiters, für die Erfüllung eines Vertrages oder für das öffentliche Interesse. Somit bleibt für eine zulässige Datenverarbeitung nur die Einwilligung des Mitarbeiters. Zu beachten ist, dass die Einwilligung nicht durch eine Betriebsvereinbarung ersetzt werden kann.

Wird nur der Vorname des Mitarbeiters auf der Rechnung abgedruckt, ist eine Einwilligung nicht notwendig. Für den Kunden wird die Identität nicht bestimmbar sein. Es sei denn, es handelt sich um einen besonders seltenen Vornamen. Keine Einwilligung ist auch notwendig, wenn etwa eine Personalnummer oder ein Mitarbeiterkürzel aufgedruckt wird.

Verstöße gegen die Regeln betreffend die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ist mit Geldstrafen bis zu 20 Mio. Euro oder im Falle eines Unternehmens von bis zu 4 % seines letzten weltweiten Jahresumsatzes gemäß Art 83 Abs 5 DSGVO bedroht. Die Datenschutzbehörde ist für das Beschwerdeverfahren zuständig. Weiters steht jedem Mitarbeiter gemäß Art 82 DSGVO das Recht auf Schadenersatz wegen Datenschutzverletzung offen. Die Zivilgerichte sind für Schadenersatzklagen zuständig.

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