Rolle eines Vertreters im Rahmen eines DSGVO-Auskunftsverfahrens
DSGVO Art 12, 15, 80
Betroffene dürfen jederzeit eine Vertrauensperson oder Vertretung heranziehen - Auskunftsfrist beginnt mit Einlangen des Auskunftsbegehrens beim Datenverarbeiter - Auskunftsverweigerung gegenüber einem Vertreter stellt ebenfalls eine Datenschutzverletzung dar
Immer mehr Personen ziehen auch bei der Einholung von Datenschutzauskünften Vertrauenspersonen heran. Dies ist generell zulässig. Als geeignete Vertrauenspersonen und Vertretungen können gemäß Art 80 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) grundsätzlich alle Personen, Einrichtungen und auch Vereine herangezogen werden, die mit der Sachlage ausreichend vertraut sind.
Die Bevollmächtigung des Vertreters ist an keine Formvorschriften gebunden, doch wird aus Beweisgründen empfohlen diese schriftlich durchzuführen. Die ARGE DATEN hat dafür einen Musterbrief erstellt: http://www.argedaten.at/muster
Entgelt darf für eine derartige Vertretung jedoch nur von Personen entgegengenommen werden, die die juristische Vertretung berufsmäßig machen, etwa Rechtsanwälte. Sonstige Kosten dürfen natürlich im Ausmaß ihrer tatsächlich anfallenden Höhe berechnet werden.
Frist beginnt mit Einlangen des Auskunftsbegehrens
Gemäß Art 12 Abs 3 DSGVO ist eine Datenschutzauskunft unverzüglich, jedoch aber binnen eines Monats, zu erteilen. Diese Frist beginnt mit Einlangen des Auskunftsbegehrens. Die Frist darf nur aufgrund der Komplexität des Antrags oder der hohen Anzahl von Anträgen verlängert werden. Eine Auskunftsverweigerung wäre möglich, wenn Zweifel an der Identität des Antragstellers gegeben sind. In diesem Fall kann der Verantwortliche zusätzliche Informationen, die zur Identitätsbestätigung erforderlich sind, verlangen. Der Verantwortliche kann gemäß Art 15 Abs 4 DSGVO von einer Auskunftserteilung absehen, wenn dies die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen würde. Diese Auskunftsverweigerung ist jedoch schriftlich zu begründen.
Nicht-Antworten, wie es manche Datenverarbeiter praktizieren, ist keine Auskunftsverweigerung sondern eine Verletzung der Datenschutzbestimmungen.
Wird ein Auskunftsbegehren eingebracht, dann hat der Datenverarbeiter grundsätzlich die Möglichkeit die Auskunft direkt an den Betroffenen zu schicken oder an seinen Vertreter. Auch wenn die Auskunft an den Betroffenen geschickt wird, bleibt das Vertretungsmandat aufrecht und allfällige weitere Schreiben, Beschwerden bei der Datenschutzbehörde oder Einsprüche des Vertreters müssen beantwortet werden.
Auf Grund der Tatsache, dass eine Datenschutzauskunft durch einen Vertreter verlangt wird, darf der Datenverarbeiter keine Kosten verrechnen. Auch der Auskunftsumfang darf nicht eingeschränkt werden.
Pflichten des Vertreters und des Datenverarbeiters
Der Vertreter hat sich zu vergewissern, dass die Identität der vertretenen Person korrekt ist. Der Datenverarbeiter hat sich zu vergewissern, dass tatsächlich eine wirksame Vertretung vorliegt. Dies wird in der Regel durch Vorlage einer entsprechenden Vollmacht erfolgen.
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