Dürfen Unternehmen noreply E-Mail-Adressen verwenden?
Was sind noreply E-Mail-Adressen? - Welchem Zweck dienen sie? - Ist die Verwendung zulässig bzw. sinnvoll? - Wie ist die Situation bei E-Mail-Werbung? - Empfehlungen für Online-Dienstanbieter
Zahlreiche Anbieter von Onlinedienstleistungen versenden E-Mail-Newsletter, Bestell- bzw. Versandbestätigungen, aber auch Rechnungen oder Informationen über Änderungen von Vertragsbedingungen von sogenannten noreply E-Mail-Adressen. In der Praxis sorgt dies sowohl bei den Versendern als auch bei den Empfängern immer wieder für Irritationen und Probleme.
Was sind noreply E-Mail-Adressen?
Der Ausdruck noreply (manchmal auch do-not-reply), stammt aus dem Englischen und bedeutet soviel wie Antworten unerwünscht. E-Mails werden dann von einem derartigen Postfach versendet, wenn Absender keine Antworten auf ihre Nachrichten wünschen. Oftmals werden die entsprechenden Postfächer nicht abgerufen oder einlangende E-Mails mit Fehlermeldungen zurückgeworfen. Normalerweise handelt es sich dabei um Postfächer aus denen Massen-E-Mails wie Newsletter oder Werbung versandt werden.
Welchem Zweck dienen noreply E-Mail-Adressen?
Der E-Mail Versand von noreply Adressen kann mehreren Zwecken dienen. Absender können sich so unter anderem die Arbeit ersparen, automatisch generierte Antworten, beispielsweise Abwesenheitsnotizen, zu löschen. Gleichzeitig können dadurch E-Mail-Postfächer vor Spam geschützt werden.
Oftmals dienen noreply Adressen auch dem Zweck, Rückmeldungen, Anfragen oder Feedback von Kunden an andere Kommunikationskanäle, wie beispielsweise spezielle E-Mail-Adressen, Web-Formulare oder Support-Hotlines zu leiten.
Ist das Verwenden von noreply Adressen zulässig?
Welche Anforderungen Anbieter von Online-Diensten beachten müssen ist u.a. im E-Commerce-Gesetz (ECG) festgehalten. Ob das Verwenden von noreply E-Mail-Adressen zum Verschicken von E-Mails zulässig ist, ist jedoch nicht ausdrücklich geregelt.
Das ECG enthält in § 12 eine Bestimmung, wonach rechtlich erhebliche elektronische Erklärungen als zugegangen gelten, wenn diese unter gewöhnlichen Umständen abgerufen werden können. Vernünftigerweise kann davon ausgegangen werden, dass E-Mail-Postfächer aus denen E-Mails versandt werden, auch abgerufen werden. Daher haben Onlinedienstanbieter die Pflicht, von Ihnen verwendete E-Mail-Adressen zumindest auf rechtlich erhebliche Erklärungen zu prüfen.
E-Mail-Werbung darf zwar grundsätzlich von einer noreply Adresse versandt werden. Diese muss aber zwingend eine authentische E-Mail-Adresse oder Webseite enthalten, an die sich Empfänger wenden können, wenn sie keine weitere Werbung erhalten wollen (§ 107 Telekommunikationsgesetz 2003 - TKG 2003).
Wie sinnvoll ist das Verwenden von noreply Adressen?
E-Mails, welche im Rahmen eines Onlinedienstes versandt werden, müssen die Empfänger eindeutig über die Identität des Absenders informieren (§ 6 ECG). Gleichzeitig sieht § 5 ECG vor, dass Online-Dienstanbieter ständig Informationen zur Verfügung stellen müssen, die es Nutzern erlauben, rasch und unmittelbar mit ihnen in Verbindung zu treten. Eine Telefon- bzw. Fax-Nummer kann, auch eine E-Mail-Adresse muss zur Verfügung gestellt werden.
Onlinedienstanbieter müssen ihren Nutzern daher in jedem Fall eine gültige E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen. Noreply-Adressen eignen sich nicht dazu, um vor E-Mail-Anfragen von Kunden "verschont" zu bleiben. Da Anbieter von Onlinediensten gleichzeitig das Risiko tragen, dass Nutzer rechtlich erhebliche E-Mails an die noreply Adresse schicken, erscheint die Verwendung einer solchen sinnlos.
Im Bereich der Onlinewerbung ist besondere Vorsicht angebracht. Entscheidet sich ein Onlinedienstanbieter dafür, Werbungen von einer noreply Adresse zu versenden, trägt dieser das Risiko, falls Kunden Widersprüche an diese senden. Gerade technisch wenig versierte Menschen wissen oft nicht, worum es sich bei einer noreply Adresse handelt. Diese Personen werden davon ausgehen, dass Antworten an Absende-Adresse, von der sie die Werbung erhalten haben, die beste Möglichkeit darstellen, Widersprüche geltend zu machen. Andere Personen lesen die E-Mailwerbung möglicherweise nicht aufmerksam oder vollständig und übersehen eine im Text oder am Ende der E-Mail angegebene Abstelladresse.
Wird in ein Widerspruch ignoriert, da das zum Versenden verwendete Postfach nicht abgerufen wird, kann es zu einer Anzeige wegen "SPAM" und der Verhängung einer Verwaltungsstrafe kommen.
Vom Standpunkt der Kundenfreundlichkeit aus betrachtet ist das Verwenden von noreply Adressen ebenfalls nicht empfehlenswert, Da noreply Adressen eine Einwegkommunikation darstellen, bei der Kunden/Interessenten mitgeteilt wird, dass ihre Anliegen nicht wahrgenommen werden wollen.
Welche Strafen drohen beim Verstoß gegen Informationspflichten?
Weigert sich ein Online-Dienstanbieter seinen Nutzern eine gültige E-Mail-Adresse bekannt zu geben, stellt dies eine Verwaltungsübertretung dar, die mit bis zu 3.000,- Euro (§ 26 ECG) bestraft werden kann.
Wird beim Versand von Onlinewerbung keine authentische Widerspruchsmöglichkeit bekanntgegeben oder werden Widersprüche ignoriert, kann dies Strafen von bis zu 37.000,- Euro (§ 109 TKG 2003) nach sich ziehen.
Empfehlungen für Online-Dienstanbieter
Verwendet bzw. veröffentlicht ein Unternehmen eine E-Mail-Adresse, so trägt es auch die Verantwortung, dass das korrespondierende Postfach abgerufen wird.
Ratsamer als der Versand von E-Mails von einem noreply Postfach, dessen E-Mails nicht abgerufen werden, ist es, E-Mails von thematisch passenden Adressen zu versenden. E-Mails die den Bestellvorgang betreffen könnten von Bestellung@Unternehmen.at, E-Mails technischen Support betreffend von Support@Unternehmen.at, Newsletter von Newsletter@Unternehmen.at usw. versendet werden. Antworten an die jeweiligen E-Mail-Adressen werden in diesem Fall unmittelbar der zuständigen Abteilung bzw. dem zuständigen Mitarbeiter zugestellt, Fehlantworten müssen unternehmensintern weitergeleitet werden.
mehr --> Zusammenstellung - Unerwünschte Mails
andere --> RIS: Telekommunikationsgesetz 2003 (TKG 2003)
andere --> RIS: E-Commerce-Gesetz (ECG)
andere --> Campaign Monitor: Why using a no-reply address is an email marketing no-no
andere --> Joss Crowcroft: Death to the ‘noreply’ mailbox
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