Dürfen Lohn- bzw. Gehaltszettel elektronisch „ausgehändigt“ werden?
Zustellung von Gehaltsdaten per E-Mail oder über Website - grundsätzlich erlaubt, aber es finden sich zahlreiche Fallen
Mit dem Entgelt muss Arbeitnehmern eine genaue Aufstellung darüber überreicht werden, wie sich dieses zusammensetzt bzw. welche Posten abgezogen wurden. Dieser Lohn- bzw. Gehaltszettel ist grundsätzlich ausgedruckt zur Verfügung zu stellen. Alternativ ist eine elektronische Zustellung zulässig, wenn die Vertraulichkeit der Daten gewährt werden kann.
Zustellung an berufliche E-Mail-Adressen
Grundsätzlich zulässig, in diesem Fall muss darauf geachtet werden, welche Einsichts-, Weiterleitungs- und Archivierungsregelungen bestehen. Dies trifft etwa auf die Abwesenheit eines Mitarbeiters zu. So muss sichergestellt werden, dass während des Urlaubs, einer Geschäftsreise oder einer sonstigen Abwesenheit des Mitarbeiters, Vertretungen keine Möglichkeit haben dessen Lohn- bzw. Gehaltszettel zu sehen. Dies könnte durch die Verschlüsselung der Lohn- bzw. Gehaltszettel sichergestellt werden, aber auch durch organisatorische Maßnahmen, wie etwa der Stopp des Lohnzettelversandes während der Abwesenheit des Mitarbeiters. Auch das Verhindern der Weiterleitung oder der Archivierung von Lohnzettel-E-Mails ist denkbar. Ob derartige organisatorische Maßnahmen auch praxistaulich sind, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden.
Zustellung an private E-Mail-Adressen
Auch die Zustellung an eine private E-Mail-Adresse ist grundsätzlich zulässig. Jedoch nicht jeder Arbeitnehmer verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. In manchen Fällen werden diese gemeinschaftlich, mit Lebenspartner oder der gesamten Familie, genutzt. Eine vertrauliche Zustellung kann somit ebenfalls nur durch Verschlüsselung der Daten sichergestellt werden. Arbeitnehmern die über keine E-Mail-Adresse verfügen, haben weiterhin einen Anspruch auf ausgedruckte Lohn- bzw. Gehaltszettel.
Zustellung per Webseite
Neben dem Versenden von Lohn- bzw. Gehaltszettel bietet sich die zulässige Möglichkeit an, diese auf einem Firmenserver zur Verfügung zu stellen. Bei dieser Lösung muss sichergestellt werden, dass der Zugang nur mit individuellem Benutzername und Passwort möglich ist und jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten einsehen kann.
Vertrauliches Ausdrucken muss möglich sein!
Wenn Lohn- bzw. Gehaltszettel elektronisch zur Verfügung gestellt werden, ist zusätzlich sicher zustellen, dass die Arbeitnehmer diese vertraulich ausdrucken können. Sind Drucker allgemein zugänglich besteht die Gefahr, dass unbefugte Dritte während des Druckvorganges Kenntnis von Lohndaten erhalten.
Das Ausdrucken muss in einer Art möglich sein, die sicherstellt, dass keine anderen Personen Kenntnis von den Daten erlangen. Dies könnte beispielsweise durch Arbeitsplatzdrucker erreicht werden, wenn zwischen dem Ausdrucken und dem Abholen des Ausdruckes kein zu langer Weg liegt.
Archiv --> Ist die Weitergabe von Gehaltsdaten an externe Stellen zulässig?
Archiv --> Für Daten auf Gehaltszettel gilt Minimalprinzip
andere --> HELP.gv.at: Informationen zu Lohn- bzw. Gehaltszettel
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