Welche Daten von Mitarbeitern dürfen in Unternehmen ermittelt werden?
Bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen und Personalfragebögen werden sehr oft verschiedenste personenbezogene Daten der Mitarbeiter ermittelt. Dabei sind selbstverständlich die diesbezüglichen arbeitsrechtlichen Vorschriften zu beachten. So können solche Maßnahmen teilweise nur im Rahmen einer Vereinbarung mit dem Betriebsrat durchgeführt werden.
Befragungen und Erhebungen innerhalb von Unternehmen werden in aller Regel nicht in anonymisierter Form durchgeführt, weshalb personenbezogene Daten anfallen.
Aus dieser Tatsache ergeben sich datenschutzrechtliche Fragestellungen, die zu beachten sind.
Daten des Mitarbeiters, die im Rahmen des Dienstverhältnisses z.B. zur Lohnverrechnung benötigt werden, dürfen für diese Zwecke ermittelt und verwendet werden. Ein ungefährer Rahmen ergibt sich beispielsweise aus den in der Standardanwendung "Personalverwaltung" vorgesehenen Datenarten.
Datenerhebungen, die über das unbedingt notwendige Maß hinausgehen, sollten für die einzelnen Mitarbeiter nicht verpflichtend sein und es ist für deren Verwendung die Zustimmung der Mitarbeiter notwendig.
Weiters muss die Datenverwendung im Rahmen einer rechtmäßigen Zweckbestimmung erfolgen. Dabei ist jeweils zu prüfen, ob die zu erhebenden Daten für den vorgesehenen Zweck tatsächlich notwendig sind.
So ist beispielsweise bei einer Erhebung, bei der die Mitarbeiter angehalten sind genauste Tätigkeitsbeschreibungen abzugeben und prozentuell deren Anteil an der Gesamtarbeitszeit anzugeben, fraglich für welchen Zweck diese Daten benötigt werden.
Den betroffenen Mitarbeitern ist jedenfalls zu raten, bei solchen Befragungen möglichst knappe Antworten zu geben und sich auf objektive Fakten zu beschränken.
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