Nachweisliche Kommunikation im elektronischen Zeitalter
Ab wann gelten Schreiben als zugegangen? Worauf müssen Absender rechtlich verbindlicher Erklärungen achten? Welche Risiken bergen Brief, Fax, E-Mail oder SMS? Was ermöglichen elektronische Zustelldienste? - Informationen und Handlungsempfehlungen
Das Kommunikationsverhalten hat sich durch die Verbreitung moderner Kommunikationsmedien geändert. Briefe, Faxe und Telefonate werden zunehmend durch E-Mail, SMS und in Zukunft durch Online-Netzwerk Nachrichten ersetzt.
Die gesetzlichen Regeln, ab wann ein rechtsverbindliches Schreiben bzw. eine Erklärung als zugegangen gelten, haben sich nicht geändert. Drohen Absendern negative Konsequenzen (Fristablauf) oder entgehen diesen Vorteile (Annahme eines günstigen Angebots) ist bei der Verwendung von elektronischen Kommunikationsmitteln Vorsicht angebracht.
Ab wann gilt ein Schreiben, eine Erklärung, als zugegangen?
Rechtsverbindliche Erklärungen gelten als zugegangen, sobald der Empfänger Kenntnis von diesen erlangt. Weiters, wenn diese derart in den Verantwortungsbereich des Empfängers gelangen, dass dieser sich unter normalen Umständen Kenntnis von der Erklärung verschaffen kann. Somit gilt ein Brief z.B. auch dann als zugegangen, wenn der Empfänger über die Hinterlegung am Postamt informiert wird.
Wer trägt das Risiko für den Transportweg?
Da der Verantwortungsbereich des Empfängers ausschlaggebend ist, reicht es nicht aus, wenn ein Brief bloß abgeschickt wird. Erst wenn dieser dem Empfänger auch zugestellt bzw. in dessen Briefkasten geworfen wird, befindet der Brief sich im Verantwortungsbereich des Empfängers und gilt als zugegangen.
Aus diesem Grund trägt der Absender eines Schreibens, einer Erklärung, das Risiko des Transportweges. Geht die Erklärung am Transportweg verloren, kann sich der Absender nicht auf das ordnungsgemäße Absenden berufen und muss Konsequenzen, die sich durch die unterbliebene Zustellung ergeben, tragen.
Beispiel Brief
Immer wieder gehen Briefe nach der Aufgabe verloren. Bei einfachen Briefen geschieht dies ohne Benachrichtigung des Absenders.
Einschreiben liefern grundsätzlich die Information, ob ein Brief zugestellt wurde, nicht aber wer diese übernommen hat. So können Einschreiben beispielsweise von unbeteiligten Dritten (z.B. Nachbarn) in Empfang genommen werden. Einen Nachweis, dass Schreiben an die richtigen Empfänger zugestellt wurden, liefern Einschreiben nicht.
Anders verhält es sich bei Einschreiben, die mit Rückschein versandt werden. Bei dieser Versandmethode muss der Empfänger den Erhalt des Briefes schriftlich auf einem Rückschein bestätigen. Nach der Quittierung durch den Empfänger wird der unterschriebene Rückschein dem ursprünglichen Absender zugestellt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass ein Brief ausschließlich „eigenhändig“ dh. an eine bestimmte Person zugestellt wird.
Beispiel Fax
Beim Versenden eines Fax gilt es zu beachten, dass ein Sendebericht keine Zugangsbestätigung darstellt. Ein Sendebericht bestätigt ausschließlich das ordnungsgemäße Absenden des Fax, nicht aber, dass dieses auch beim Empfänger angekommen ist. Trotz der immer besseren Transportleitungen ist es nicht ausgeschlossen, dass ein Fax am Transportweg verloren geht.
Eine Zugangserklärung würde bei einem Fax z.B. ein – vom Empfänger unterschriebenes – Rück-Fax darstellen. Ganz ohne Empfangsbestätigung trägt der Absender die alleinige Gefahr, dass ein Fax nach Verlassen des eigenen Faxgeräts ordnungsgemäß und fehlerfrei übertragen wurde.
Beispiel E-Mail
Hier gestaltet sich die Situation ähnlich zum Fax. Dass eine E-Mail bei den gesendeten Nachrichten aufscheint, stellt keinen ausreichenden Nachweis über deren ordnungsgemäße Zustellung dar.
Viele gängige E-Mailprogramme bieten daher die Möglichkeit eine Empfangs- bzw. Lesebestätigung vom Empfänger anzufordern. Verwendet der Absender diese Option, wird der Empfänger beim Öffnen der E-Mail gefragt, ob er eine Empfangs-/Lesebestätigung versenden möchte. Entscheidet sich der Empfänger für diese Option, erhält der Absender eine entsprechende E-Mailbestätigung. Völlige Sicherheit bietet diese Technik nicht. Schließlich steht es dem Empfänger frei, ob eine Empfangs-/Lesebestätigung abgeschickt wird oder nicht.
Gerade im Internet besteht darüberhinaus die Gefahr, dass E-Mails, aufgrund eines Übertragungsfehlers oder eines Hackerangriffes, verfälscht übertragen werden. Eine Gefahr die ebenfalls der Absender einer E-Mail trägt. Durch das Signieren von E-Mails, mittels digitalem Zertifikat, kann die Verfälschung von E-Mails am Transportweg schnell und einfach verhindert werden. Mitglieder der ARGE DATEN erhalten ein Zertifikat (X.509-Zertifikat) zum E-Mail signieren kostenlos. Verwenden sowohl Absender als auch Empfänger Zertifikate zum E-Mail versenden, lassen sich diese sogar verschlüsseln und so vor dem Mitlesen durch Dritte schützen. Mehr dazu unter https://www.globaltrust.eu.
Sonderfall: elektronischer Zustelldienst
Seit 2004 besteht die Möglichkeit, behördliche Schriftstücke (RSa- und RSb-Schreiben) elektronisch zugestellt zu bekommen. Voraussetzung ist die Anmeldung bei einem elektronischen Zustelldienst mittels Bürgerkarte.
Wird ein behördliches Schriftstück an einen elektronischen Zustelldienst übermittelt, erhält der Empfänger eine E-Mailbenachrichtigung. Meldet sich der Empfänger des Schreibens anschließend beim Zustelldienst an, verschickt der elektronische Zustelldienst die Zustellbenachrichtigung an die Behörde. Das Schreiben gilt nachweislich als zugegangen.
Ausführlich ist die elektronische Zustellung von behördlichen Schriftstücken im Zustellgesetz (http://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesno...) geregelt. Eine Liste sämtlicher elektronischer Zustelldienste befindet sich auf der Homepage des Bundeskanzleramts (http://www.bka.gv.at/site/4633/default.aspx).
Aktuell bieten noch nicht alle Behörden die elektronische Zustellung von Schreiben an. Welche Behörden beispielsweise in Wien das elektronische Empfangen von Schriftstücken ermöglichen wird unter folgender Adresse aufgelistet http://www.wien.gv.at/ikt/egov/elektronische-zustellung.html.
Sonderfall: Versicherungsvertragsgesetz
Auch Versicherungsunterlagen können gemäß Versicherungsvertragsgesetzes (VersVG) elektronisch übermittelt werden, sofern dies ausdrücklich vereinbart wird. Darüber hinaus müssen weitere Voraussetzungen erfüllt sein, beispielsweise müssen Versicherungsnehmer einen regelmäßigen Zugang zum Internet nachweisen oder Versicherungsunterlagen in einem dauerhaft speicherbaren Dateiformat zur Verfügung gestellt werden.
Sind sämtliche Voraussetzungen erfüllt, so wird bei einer anschließenden elektronischen Übermittlung per Gesetz vermutet, dass Nachrichten zugegangen sind. Ein gesonderter Nachweis, dass eine bestimmte Nachricht den Empfänger tatsächlich erreicht hat, ist nicht erforderlich.
Beispiel SMS
Bestehen keine besonderen Formvorschriften, können rechtsverbindliche Erklärungen (z.B. Vertragsannahmen) auch per SMS zugestellt werden. Hier besteht das gleiche Problem - nur weil eine SMS gesendet wurde, bedeutet dies nicht, dass diese auch empfangen wurde.
Mobilfunkbetreiber bieten daher für Absender - gegen geringe Kosten - den Dienst an, eine Empfangsbestätigung zu erhalten. Eine Garantie, dass dieser Dienst vom Mobiltelefon bzw. dem Mobilfunkbetreiber des Empfängers unterstützt wird, besteht aber nicht.
Ausblick: Soziale Onlinenetzwerke
Immer mehr Unternehmen verfügen über einen offiziellen Auftritt in einem sozialen Netzwerk. Dieser soll (potenzielle) Kunden über Neuigkeiten informieren und als Kommunikationsplattform dienen.
Eröffnet ein Unternehmen diesen zusätzlichen Kommunikationsweg, trägt es die Verantwortung, Postings oder „persönliche“ Nachrichten wahrzunehmen. Der Nachweis, dass eine Nachricht dem Empfänger zugegangen ist, kann in diesem Beispiel dadurch erbracht werden, dass diese auf der Seite des Unternehmens aufscheint. Ist dies nicht der Fall, da ein Posting vom Unternehmen gelöscht wird, könnte der Betreiber des Netzwerks Auskunft darüber erteilen, ob eine Nachricht ordnungsgemäß übermittelt wurde.
Diese Überlegungen sind im Moment bloß reine Theorie dar. Im Normalfall ist in den AGB von Unternehmen, für jegliche rechtsverbindliche Kommunikation, die Schriftform verpflichtend vorgeschrieben. Dass heißt, selbst wenn der Nachweis, dass z.B. eine Vertragskündigung per sozialem Netzwerk übermittelt wurde, gelingt, erlangt diese keine Rechtsgültigkeit.
Zusammenfassung und Empfehlungen
Moderne Kommunikationsmittel ermöglichen es, rasch und unkompliziert miteinander zu kommunizieren. Bei rechtlich verbindlicher Kommunikation, wie Rechnungseinsprüchen, Vertragskündigungen, Stornierungen oder Ähnlichem muss Vorsicht an den Tag gelegt werden.
Die Beweislast für den Zugang eines Schreibens bzw. einer Erklärung und somit das alleinige Risiko für den Transportweg trägt der Absender. Von der Verwendung von Kommunikationsmitteln, die keine Empfangsbestätigung liefern, ist daher abzuraten.
Schreiben bzw. Erklärungen, bei deren Nichtzustellung dem Absender negative Folgen drohen, sollten ausschließlich per Brief unter der Versandmethode eingeschrieben mit Rückschein versandt werden. Nur in diesem Fall bekommen Absender den Erhalt ihres Schreibens vom Empfänger quittiert. Sollen Schreiben ausschließlich an eine bestimmte Person versandt werden, steht die Versandmethode "eigenhändig" zur Verfügung.
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