Brief, Fax, eMail - Verhalten bei Fehlzustellungen
Wechselnde Postanschriften, Faxnummern und eMail-Adressen führen häufig zu Fehlzustellungen - sensible Inhalte gelangen dadurch in die Hände Dritter - richtiges Verhalten bei Fehlzustellungen - Vorkehrungen des Absenders - Schadenersatzpflicht liegt beim Absender - übliche Sicherheitsvorkehrungen sind verpflichtend
Laufend erreichen uns Anfragen zum Thema fehlerhaft zugestellte Briefe, Faxe oder eMails. Zuletzt wurden in einem Fall einem Kreditkartenkunden statt der eigenen Abrechnung gleich eine ganze Liste von Kreditkartendaten per eMail zugeschickt. Offenbar eine Verwechslung mit der eMailadresse der eigentlich vorgesehenen Empfängerbank. In einem anderen Fall erhält ein Industriebetrieb Faxe, die eigentlich für Krankenhäuser und Sicherheitspolizei bestimmt sind.
Vorgehen des Empfängers
Das DSG sieht für diese Fälle keine präzise Vorgangsweise vor, grundsätzlich handelt es sich um "nicht rechtmäßig erhaltene Daten".
Allgemein gilt, dass der Empfänger die Daten "nicht zur Kenntnis nehmen darf" und sie auch sonst nicht verwerten darf. Dieses "nicht zur Kenntnis nehmen" würde bei einem Fax (gleiches gilt für Brief oder eMail) bedeuten, dass man das Schreiben nur in dem Umfang lesen darf, bis man erkennen kann, dass es nicht für die eigene Person oder die eigene Organisation bestimmt ist.
Bei Briefen bereitet dies meist kleine großen Schwierigkeiten, hier kann oft schon bei noch verschlossenen Kuverts erkannt werden, dass man nicht der vorgesehene Empfänger ist. Bei eMails oder Faxen liegt oft der Inhalt offen da und es ist einigermaßen schwierig, den manchmal brisanten Inhalt nicht "zur Kenntnis zu nehmen".
Sobald die Fehlzustellung erkennbar ist, ist das Dokument (bzw. sind die Daten) zu vernichten oder - sofern zumutbar - an den Absender zu retournieren. Eine absolute Verständigungs-, Informations- oder Retournierungspflicht gegenüber dem Absender gibt es nicht. Es gibt auch keine Weiterleitungspflicht an den korrekten Empfänger. Aus Eigeninteresse wird man jedoch bei häufigen Fehlzustellungen jene Stellen, von denen mehrere Zusendungen kommen, informieren.
Es entsteht auch keine zusätzliche Retournierungspflicht, wenn an den eMails ein "Disclaimer" angehängt ist, etwa mit dem Inhalt: "Dieses eMail enthält vertrauliche Informationen, wenn es irrtümlich zu Ihnen gelangt, dann ist der Absender zu verständigen."
Oft sind Fax-Fehlzustellungen eine Folge eines Nummernwechsels und die Faxnummer war früher einer anderen Stelle zugeordnet. Es macht durchaus Sinn, sofern sie dies feststellen können, diese Stelle darauf aufmerksam zu machen, dass sie offenbar ihre neue Faxnummer nicht ausreichend bekannt gegeben hat. Sollten Sie die frühere Stelle nicht identifizieren können, könnten Sie auch die Telekom Austria ersuchen, eine entsprechende Information an den früheren Inhaber weiter zu geben.
Eine Verpflichtung zu einer derartigen Verständigung besteht weder bei Ihnen, noch bei der Telekom Austria.
Kurzfristig werden sich derartige Fehlzustellungen kaum abstellen lassen, in diesem Sinne bleibt die wichtigste interne Dienstanweisung, derartige Fehlfaxe usw. rasch und "ung'schaut" zu vernichten.
Vorkehrungen des Absenders
Grundsätzlich haftet jedoch der Absender für die korrekte Zustellung von Nachrichten und auch für deren Sicherheit. Er kann sich dazu auch entsprechend geeigneter Gehilfen und Dienstleister bedienen, etwa der Post, der Telekom-Unternehmen oder der Internet Service Provider.
Entsteht jedoch durch eine derartige Fehlzustellung ein Schaden, dann haftet der Absender. Zuletzt geschehen, als einem Patienten seine Krebsdiagnose per Brief mitgeteilt wurde, dieser Brief ihn aber offenbar nicht erreichte.
Diese Haftung gilt auch, wenn durch Fehlzustellungen Informationen "in die falschen Hände" gelangen. Bei einem derartigen Haftungsverfahren wird auch zu prüfen sein, ob ausreichende Sicherheitsvorkehrungen nach dem Stand der Technik getroffen wurden. So werden etwa personenbezogene Gesundheitsdaten oder Finanzdaten per Mail nur verschlüsselt übertragen werden dürfen.
Bei einer Faxzustellung wird man durch einen zweiten Kommunikationskanal sicher stellen müssen, dass die Zusendung tatsächlich in die richtigen Hände gelangt bzw. nicht neben dem Faxgerät frei herumliegt. Dies kann durch telefonische Vorankündigung, Call-Back-Lösungen oder Kontrollanrufe nach Zustellung gewährleistet sein (je nach Sensitivität der Daten).
In vielen Fällen werden weder Fax noch eMail geeignete Methoden zur Übertragung sensitiver Informationen sein. In diesen Fällen wird man auf elektronische Zustelldienste, ausgewählte Botendienste oder vertrauenswürdige Postdienste ausweichen müssen.
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